Fragt die vier Punkte ab
Wer, worum, wie dringend und die beste Rückrufnummer. In dieser Reihenfolge, weil eine Nachricht so gelesen wird.
KI‑Kommunikationskollege · Nachrichten aufnehmen
Ja, und zwar im Gespräch statt als Aufzeichnung. Der Assistent fragt, wer anruft, worum es geht, wie dringend es ist und wie der Anrufer zu erreichen ist, wiederholt die Nummer und schickt Ihnen innerhalb von Sekunden eine schriftliche Zusammenfassung. Niemand muss eine Sprachnachricht abhören, um zu erfahren, ob sie wichtig ist.
Wann das vorkommt
Der Assistent wird auf die Anrufe eingerichtet, die tatsächlich eingehen. Hier sehen Sie, wann diese Art von Anruf in einer Arbeitswoche vorkommt.
Ein Angebot, eine Reklamation, eine Frage vom Lieferanten, ein Rückruf der Bank.
Und der Anrufer hinterlässt lieber eine ordentliche Nachricht, als noch dreimal anzurufen.
So geht es jeder Mailbox, sobald mehr als eine Handvoll Nachrichten darauf sind.
Die Person, die sie beantworten kann, und die Person, die wissen muss, dass sie eingegangen ist.
Was der Assistent tut
Wer, worum, wie dringend und die beste Rückrufnummer. In dieser Reihenfolge, weil eine Nachricht so gelesen wird.
Ziffer für Ziffer, damit ein Rückruf nicht an einer falschen Ziffer scheitert.
In den Worten des Anrufers, kurz genug für einen schnellen Blick und vollständig genug, um damit zu arbeiten.
An ein Postfach, ein Telefon, Ihr CRM oder an alle drei, wenige Sekunden nach Gesprächsende.
Eine Sprachnachricht ist eine unsortierte Aufnahme, die sich jemand ganz anhören muss, bevor klar ist, ob sie dringend war. Hier kommt ein Text an, mit Dringlichkeit, Betreff und einer Nummer, die wiederholt und bestätigt wurde. So lassen sich die Nachrichten in der Liste priorisieren, statt einzeln abgehört zu werden.
An das Postfach oder das Telefon, das Sie angeben, und in Ihr CRM, wenn eines angebunden ist. So liegt die Nachricht beim Kunden im CRM und nicht in einem eigenen Posteingang, den nur eine Person prüft.
Ja, anhand der Begriffe, die Sie dafür festlegen. Dringende Nachrichten können außerdem direkt an ein Telefon gehen, statt in der Liste zu warten. So sieht ein Anruf, der nicht warten kann, nicht mehr aus wie einer, der warten kann.
Nur wenn Sie die Aufzeichnung einschalten. Für die schriftliche Zusammenfassung ist sie nicht nötig. Ist die Aufzeichnung eingeschaltet, wird im Anruf darauf hingewiesen, und es gilt die Speicherdauer, die Sie festlegen.
Zuletzt geprüft am 23.09.2026 · Wie ein Anruf grundsätzlich abläuft
Ein Rechtsstreit, ein Vertrag, eine Steuererklärung. Ihre Mandanten wollen wissen, ob Sie helfen können und wann sie einen Termin bekommen.
Zur BranchenseiteDie Heizung ist ausgefallen, der Wasserhahn tropft, die Tür lässt sich nicht abschließen. Ihre Mieter wollen, dass die Meldung aufgenommen wird und jemand vorbeikommt.
Zur BranchenseiteAuf dem Boden steht Wasser, die Heizung geht nicht mehr, oder man hat sich ausgesperrt. Ihre Kunden wollen wissen, dass jemand kommt, und wann.
Zur BranchenseiteEin Angebot, eine Entscheidung, eine Reklamation, etwas, bei dem es um eine Zahl geht.
Zur SeiteDie Stunden, in denen jemand endlich Zeit hat, das zu regeln, was er lange aufgeschoben hat.
Zur SeiteAm Empfang steht jemand, und gleichzeitig klingelt das Telefon.
Zur SeiteJede Anrufart, für die der Assistent eingerichtet wird, mit einer eigenen Seite.
Zur ÜbersichtGeben Sie Ihre Nummer ein. Innerhalb von zwei Minuten hören Sie, was Ihre Anrufer hören. Vor dem Anruf bestätigen Sie Ihre Nummer noch einmal, und der Assistent führt das Gespräch so, wie er es mit Ihren Kunden tun würde.
Dreißig Minuten mit jemandem aus unserem Customer-Success-Team: das Dashboard, einer Ihrer echten Anruftypen und was danach bei Ihnen auf dem Tisch landet.
Demo buchenLegen Sie ein Konto an, sagen Sie dem Assistenten, was Ihr Unternehmen macht, und hören Sie ihn im Browser antworten. Ohne Kreditkarte. Etwa fünf Minuten.
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